党政办公室秘书科是学校党委和行政的综合办事机构，围绕学校整体部署和中心工作，积极发挥学校领导参谋助手、学校信息枢纽、部门综合协调、决策督促落实等作用，服务领导、服务基层、服务师生。秘书科隶属于党政办公室7个职能科室之一，岗位职数正科级1名，副科级1名，工作人员数名（根据工作实际调整）。根据学校工作及党政办公室工作实际，承担着重要工作，主要有：
一、文稿起草工作
秘书科负责学校综合性工作规划、计划、总结、报告、决议、决定、通知和信函等重要文件以及相关材料的起草，草拟学校重要文稿以及重要活动（会议）议程、方案、领导讲话稿、主持词以及节假日通知等文稿。文稿起草原则上遵循会议相关材料由承办部门草拟初稿，秘书科审稿，送校领导审阅。校领导讲话稿、主持词，对位秘书草拟初稿，秘书科审稿。对上级检查的各类临时性文稿视情况由办公室主任根据工作职责直接进行工作安排。
二、对位服务人员工作
原则按照每位校领导由1名对位服务人员，对位服务人员要遵循政治站位高、严守保密纪律、积极主动、多想多问，做到不该说的不说，不该问的不问，要想在领导前面，做好各项服务工作。
三、公文处理工作
公文处理工作要做到台账清楚，分发明确。负责行政系列各种文件、电报、传真、信函等的收发、登记、传递、办理、立卷、归档工作，并定期转送档案科。公文范围包括：以黔南民族师范学院党委、黔南民族师范学院或黔南民族师范学院党政办公室（党办、院办）名义起草的各类文件；使用黔南民族师范学院党委、黔南民族师范学院红函头制作的各类文稿；校外送来的各类文件、材料；校内各二级机构送交学校党、政、校领导及党政办公室的各种报告、函件。
秘书科全面负责学校的收文工作（机要类函件由机要科处理），收文原则遵循急件“两条腿走路”，先线下面签，再线上流转；一般普件按程序线上流转，按照“当日件当日处理”的原则，保证文件不过夜，流转不停滞，确保文件信息上传下达畅通。校内其它各单位收到校外转来的文件，必须及时交办公室统一登记处理，不得自行办理或积压。对上级机关和校外单位的来文要进行登记，并填写公文处理笺，根据办公室主任的处理意见及时送校领导和有关部门阅处。承办部门收到交办的公文后，应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。秘书科要随时了解掌握文件的执行和办理情况，出现问题及时处理，并将处理结果向有关领导汇报。对需要答复的公文，如校内单位的请示、报告，上级机关及有关部门的询问、请示，兄弟单位的函件等，按规定及时处理，并将处理结果向来文单位回复，有效推进工作开展。
秘书科发文办理指以学校党政或校内各单位、部门名文制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。严格按照文件签发流程处理，已拟定的文稿根据文件处理签流程，由拟稿人签字、部门领导校稿、党政办主任审核、分管校领导签发（院党发需经学校党委书记签批，院政发文件须经学校校长签批）。
公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。学校的公文由党政办公室秘书科（机要件由机要科）统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文复件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学校办公室负责人批准，可以销毁。工作人员调离岗位时，按照有关规定移交、清退。
四、学校信息收集、上报工作
信息工作是秘书科的一项重要工作，负责学校重要信息、重要数据的收集、整理、汇总报送及校务公开工作；负责学校数据统计、整理、报送；协调推进学校办公自动化建设。每月信息报送工作由秘书科负责，按月按人进行分工，每人负责每月信息采集报送，要求深化思想认识，把握报送时机，提高信息价值。信息收集、上报工作涉及面广、层次多、要求高、责任大，要求工作人员勤于思考,不断总结和探索信息工作的内在规律,以更好地适应新形势的需要, 切实为学校的中心工作服务。
五、各类考核工作
负责党政办公室的绩效考核、师德师风考核、事业单位年度考核和各种奖惩工作。根据学校工作要求做好党政办公室考核相关材料；配合完成学校接受省州各级各类考核。
六、党委会、校长办公会工作
负责学校党委会、校长办公会、专题会议及相关会议的组织工作，起草、编印会议纪要，会议纪要按照“谁跟会，谁起草”的原则，督促、落实会议决定及其他重要决策、重要批示。党委会、校长办公会工作由专人负责。
七、印章管理、使用工作
负责学校行政印章及带有学校全称的钢印、校领导签名章、学校事业单位法人证书、组织机构代码证、学校合同专用章、党政办公室印章的管理和使用。
用印需先履行审批手续。印章管理人员对用印有监督的权利和责任，应认真审核用印内容是否经领导签字同意，是否有用印必要。用印必须符合要求，用印位置应确保骑年盖月，既不能压住正文，又不能造成印章与公文脱节，更不能在空白页上用印。盖出的印章应保证字迹端正，图形清晰，做到不倒、不斜、不偏、不花、不错。空白的信笺、介绍信、证明信不能用印。
八、党政办公室门户网站信息维护工作
为加强党政办公室网站的管理和维护，及时、准确充实更新党政办公室网站信息，在党政办公室主任的直接领导下，督促分管科室根据网站栏目版块设置，及时充实完善相关信息内容，网站信息由提供科室起草校对，党政办公室主任审核把关。
网站发布信息由提供科室负责人填写网站信息发布审核登记表，经党政办公室主任审核签字同意后，送秘书科发布，发布信息时，需对信息内容进行重新排版、审核、校对，如有疑问须与提供科室再次核准后方可发布。
网站维护管理后台账号和密码实行专人专管专用，严禁向他人公开用户账号和密码，定期与网络信息中心对接，确保网站安全。
九、党政办公室年度考核工作
考核对象是党政办公室全体科室人员。坚持年度考核和平时考核相结合。平时考核的重点是教职工完成岗位的职责和任务、出勤等情况；年度考核围绕岗位职责、任务和要求对教职工的德、能、勤、绩、廉进行综合评价，重点考核全年履行岗位职责和完成工作任务的实绩。年度获得“优秀”等次的教职工按规定报学校申报奖励。
十、党政办公室工作人员考勤工作
请假必须写书面请假条，请假经办公室主任批准后交考勤员。情况紧急来不及写请假条应电话向主任及考勤员同时请假，返回当天及时销假。国家规定的婚丧假、产假等，均须履行请假手续，批准后按国家有关规定执行。
为便于年终绩效考核，党政办公室实行指纹考勤制度，签到时间为工作日的8:00—8:30、14:00—14:30，签退时间为12:00—12:30、18:00—18:30。签到时间晚于8:30、14:30的判定为迟到，签退时间早于12:00、18:00的判定为早退，没有签到、签退记录且未履行请假手续的判定为旷工。
十一、其他工作
围绕学校中心工作，协助校领导协调各部门的相关工作，组织、协调和推进学校教学、科研、行政管理各项工作。维护学校形象，负责学校校名、校标、校徽及学校声誉等无形资产的使用、管理工作。负责应急事件协调处理，办理书记、校长信箱及群众来信、来访事宜，及时提请并督促相关部门答复或改进工作。协助校领导做好日常事务管理，完成校领导交办的工作。
