公文处理规程

一、收文办理

（一）凡院外来文，包括上级来文，兄弟院校来文及州直各部门、各县市来文，原件一律由学院办公室查验、登记、保管。如需各系各部门办理的，办公室提供复印件。如需收回，必须注明。各系各部门外出开会带回的文件资料，要及时交办公室登记、管理，个人不得保存、横传。

（二）收文包括传真件需要处理的（传真件须是复印件），必须及时填写《黔南民族师范学院办公室公文处理笺》，由办公室主任或副主任审阅提出意见后，安全、保密地送达有关院领导手中。一般情况，党委系列文件先送书记阅示，行政系列文件先送院长阅示。急件按先办理、后阅知，先主办、后协办的途径办理。

（三）文件处理完毕，要及时收回，负责保存，以便于文件年终立卷归档或清退或销毁。

二、发文办理。

（一）拟稿

1 、按职能、归口办理原则。

2 、凡以院党委或学院以及党委办公室、学院办公室（以下简称办公室）名义行文的公文，全局性或综合性的，由办公室负责拟稿；由某一职能部门主办或承办的，由该部门负责草拟。

3 、凡以院党委或学院以及办公室名义行文的一切公文，无论文稿由何部门草拟，均由办公室统一提供文号。

4 、按照归档要求，草拟公文一律用黑白打印稿，一律用 Word2003 文字处理软件；审批公文一律用钢笔、签字笔（蓝、黑色）。

5 、以各系各部门行文的公文，一律由各系各部门草拟。

6 、涉及两个或两个以上部门办理的，由主办部门牵头草拟。

（二）审理

1 、办公室负责对以院党委或学院名义行文的公文进行把关。具体应把好行文关、内容关、政策法规关、文字关、体例格式关。

2 、受理的文稿首页使用学院发文稿纸，拟稿人、部门负责人在相应栏目内签署姓名、时间；文稿文理通顺、打印清楚。不符合要求的，办公室要说明理由，退主办部门修改完善或另作处理。

3 、受理的文稿须作较大改动的，请主办部门修改；无须作大改动的，由办公室修改。

4 、院党委文件由院党委书记签发，学院对外文件由院长签发，学院内部行文由分管院长签发。院党委书记、院长授权的除外。重要文件上报必须在正文首页注明签发人。

5 、文件签发前，必须送分管领导核稿，送党委书记或院长签发。以办公室名义发出的简报、通报，有关院领导审阅后，由办公室主任签发。

6 、以院党委或学院名义行文的公文，以及以办公室名义发出的简报、通报，至少进行三次校对。办公室起草的文件，由办公室进行校对。部门起草的文件，由起草部门进行校对。

7 、经领导签发的公文定稿方可进行缮印。职能部门承办的文件，由部门送印。

8 、院党委文件需上报时，必须加盖公章；学院文件一律加盖公章。公文的发文稿纸和原稿送交存档后，方可加盖公章，进行分发。

9 、由部门承办的文件，装订、分发工作由其部门负责。

10 、公文分发完毕，应及时进行整理、归卷。定稿（重要的草稿）与正本（五份）归存一起。其中一份在年终时装为工作卷，一份为备用卷。

11 、党总支、各系各部门报送的请示、报告必须遵守公文行文规范，由主要负责人签字并用印。否则，办公室不予受理。

三、归档立卷

（一）在每年一月底前，各系各部门必须将上年形成的文书档案按要求整理后交办公室立卷、归档。

（二）办公室在 3 月底前必须将上年的外来文、自行文按要求立卷、归档、清退、销毁。

本公文处理规程（试行），由办公室负责解释。