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公文处理规程
2017-05-03 09:33   审核人:

公文处理规程

一、收文办理

(一)凡院外来文,包括上级来文,兄弟院校来文及州直各部门、各县市来文,原件一律由学院办公室查验、登记、保管。如需各系各部门办理的,办公室提供复印件。如需收回,必须注明。各系各部门外出开会带回的文件资料,要及时交办公室登记、管理,个人不得保存、横传。

(二)收文包括传真件需要处理的(传真件须是复印件),必须及时填写《黔南民族师范学院办公室公文处理笺》,由办公室主任或副主任审阅提出意见后,安全、保密地送达有关院领导手中。一般情况,党委系列文件先送书记阅示,行政系列文件先送院长阅示。急件按先办理、后阅知,先主办、后协办的途径办理。

(三)文件处理完毕,要及时收回,负责保存,以便于文件年终立卷归档或清退或销毁。

二、发文办理。

(一)拟稿

1 、按职能、归口办理原则。

2 、凡以院党委或学院以及党委办公室、学院办公室(以下简称办公室)名义行文的公文,全局性或综合性的,由办公室负责拟稿;由某一职能部门主办或承办的,由该部门负责草拟。

3 、凡以院党委或学院以及办公室名义行文的一切公文,无论文稿由何部门草拟,均由办公室统一提供文号。

4 、按照归档要求,草拟公文一律用黑白打印稿,一律用 Word2003 文字处理软件;审批公文一律用钢笔、签字笔(蓝、黑色)。

5 、以各系各部门行文的公文,一律由各系各部门草拟。

6 、涉及两个或两个以上部门办理的,由主办部门牵头草拟。

(二)审理

1 、办公室负责对以院党委或学院名义行文的公文进行把关。具体应把好行文关、内容关、政策法规关、文字关、体例格式关。

2 、受理的文稿首页使用学院发文稿纸,拟稿人、部门负责人在相应栏目内签署姓名、时间;文稿文理通顺、打印清楚。不符合要求的,办公室要说明理由,退主办部门修改完善或另作处理。

3 、受理的文稿须作较大改动的,请主办部门修改;无须作大改动的,由办公室修改。

4 、院党委文件由院党委书记签发,学院对外文件由院长签发,学院内部行文由分管院长签发。院党委书记、院长授权的除外。重要文件上报必须在正文首页注明签发人。

5 、文件签发前,必须送分管领导核稿,送党委书记或院长签发。以办公室名义发出的简报、通报,有关院领导审阅后,由办公室主任签发。

6 、以院党委或学院名义行文的公文,以及以办公室名义发出的简报、通报,至少进行三次校对。办公室起草的文件,由办公室进行校对。部门起草的文件,由起草部门进行校对。

7 、经领导签发的公文定稿方可进行缮印。职能部门承办的文件,由部门送印。

8 、院党委文件需上报时,必须加盖公章;学院文件一律加盖公章。公文的发文稿纸和原稿送交存档后,方可加盖公章,进行分发。

9 、由部门承办的文件,装订、分发工作由其部门负责。

10 、公文分发完毕,应及时进行整理、归卷。定稿(重要的草稿)与正本(五份)归存一起。其中一份在年终时装为工作卷,一份为备用卷。

11 、党总支、各系各部门报送的请示、报告必须遵守公文行文规范,由主要负责人签字并用印。否则,办公室不予受理。

三、归档立卷

(一)在每年一月底前,各系各部门必须将上年形成的文书档案按要求整理后交办公室立卷、归档。

(二)办公室在 3 月底前必须将上年的外来文、自行文按要求立卷、归档、清退、销毁。

本公文处理规程(试行),由办公室负责解释。

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